Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó

Sức mạnh của việc định hướng đầu óc và tiến trình tưởng tượng nhằm tạo ra sự thay đổi của chúng ta đã được nghiên cứu và phát triển trong hàng nghìn bối cảnh khác nhau − từ những cuốn sách “suy nghĩ tích cực” đầu tiên cho đến những phát minh gần đây trong lĩnh vực thần kinh học tiên tiến.

Mối quan tâm của tôi là áp dụng những quy định trong thực tế: Điều đó có giúp cho mọi việc được hoàn thành không? Nếu có, làm thế nào để chúng ta sử dụng tốt nhất thông tin này theo cách cho phép tạo ra những thứ mình muốn với ít công sức hơn? Câu trả lời dứt khoát là “Có”.

Tập trung và đi đường nhanh

Trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến việc áp dụng phương pháp được trình bày trong cuốn sách này tạo ra những kết quả to lớn cho mọi người trong công việc hàng ngày. Khi bạn bắt đầu có thói quen sử dụng nó làm phương tiện xử lý tình huống − từ việc xử lý email, mua nhà hay mua công ty, đến việc tổ chức một cuộc họp hay nói chuyện với con cái − năng suất cá nhân của bạn có thể vượt qua mức cao nhất.

Nhiều chuyên gia mà tôi từng làm việc cùng, những người đã áp dụng phương pháp này, nhận thấy mình đã tiến bộ, thậm chí là có một công việc và sự nghiệp mới. Những tiến trình này thật sự có hiệu quả trong công việc thường ngày của chúng ta. Khi bạn chứng minh với bản thân và người khác khả năng tiến bộ để thực hiện công việc “trong đường hầm” thì có thể bạn sẽ không ở trong đó lâu . “Tôi đã có cảm hứng học và huấn luyện người khác làm thế nào để giải quyết những thực tế xảy ra tức thời – làm thế nào để thắt chặt sức mạnh của sự tưởng tượng tích cực đối với những kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

“Đường đi nhanh” được nói đến trong tiêu đề trên đây hơi khác một chút. Đối với một số người, làm việc chậm lại, ra khỏi công việc đều đều chán ngấy và quan tâm đến bản thân có thể là sự thay đổi lớn xuất phát từ phương pháp này. Ít ra thì nó cũng giúp bạn tỉnh táo, tập trung và có khả năng thực hiện những thay đổi hay kết quả bạn mong muốn.

“Hãy tìm ra một cách để có thể dành nhiều thời gian hơn với con gái” là một dự án cụ thể như bất cứ dự án nào khác. Nó cũng đòi hỏi phải xác định công việc tiếp theo như các dự án khác. Có một cảm giác mơ hồ và day dứt là bạn nên làm gì đó cho mối quan hệ của bạn với con gái, và việc không thật sự làm điều gì có thể gây tác hại chết người. Tôi thường làm việc với các khách hàng, những người sẵn sàng thừa nhận thực tế trong cuộc sống của họ ở mức độ này là “chưa hoàn thành” − viết ra, xác định các dự án thực tế cho chúng và quyết định những công việc tiếp theo − cho đến khi họ đi tới đích. Đây thật sự là năng suất trong biểu hiện đáng sợ nhất của nó.

Tầm quan trọng của tư duy về kết quả được áp dụng

Điều tôi muốn nhấn mạnh là việc học cách xử lý những chi tiết trong công việc và trong cuộc sống của chúng ta với hệ thống thống nhất và rõ ràng này có thể ảnh hưởng đến những người khác và bản thân chúng ta mà có thể chúng ta không biết.

Như tôi đã nói, việc áp dụng quyết định về công việc tiếp theo tạo ra kết quả rõ ràng, năng suất, trách nhiệm và quyền lực. Những kết quả tương tự xảy ra khi bạn tuân thủ các nguyên tắc xác định kết quả thực tế bạn muốn, và cụ thể hơn, những dự án bạn cần xác định để tạo ra chúng.

Tất cả những thứ đó đều liên quan đến nhau. Bạn không thể xác định hành động đúng cho đến khi biết được kết quả, và kết quả của bạn bị tách biệt khỏi thực tế nếu bạn không biết rõ ràng là phải làm gì để nó xảy ra. Bạn có thể đạt được điều đó từ cả hai phía và bạn phải làm như vậy để hoàn thành công việc.

Chuyên gia đào tạo tư duy và là một người bạn tốt của tôi, ông Steven Snyder, cho rằng: “Chỉ có hai vấn đề trong cuộc đời: (1) bạn biết bạn muốn gì và không biết làm thế nào để có được điều mình muốn; và/hoặc (2) bạn không biết mình muốn gì”. Nếu điều này đúng (tôi nghĩ là đúng) thì có hai giải pháp:

(1) Tạo ra nó

(2) Làm cho nó xảy ra

Điều này có thể được giải thích theo thuyết âm/dương, não phải/não trái, đấng sáng chế/kẻ hủy diệt hay bất cứ cái gì tương tự vậy. Sự thật là, năng lượng của chúng ta có vẻ như có một thực tế đối ngẫu và cứu cánh − chúng ta tạo ra và xác định những thứ không thực tế ở tất cả các cấp bậc mà mình trải qua; và khi thực hiện, chúng ta nhận ra cách xây dựng lại thế giới hiện tại để định vị nó sang hình thức mới và trải qua một lực đẩy làm cho nó như vậy.

Những thứ có được sự chú ý của chúng ta cần có mục đích. “Điều này có ý nghĩa gì với tôi?”, “Tại sao nó ở đây?” “Tôi muốn nó trở thành cái gì?” (“kết quả thành công là gì?”). Mọi thứ bạn trải nghiệm ở dạng chưa hoàn thành phải có một điểm tham khảo cho “hoàn thành”

Một khi bạn đã quyết định một thứ nào đó phải được thay đổi và có khuôn đúc sẵn để hình thành, bạn tự hỏi: “Mình làm thế nào để cho nó xảy ra bây giờ?” và/hoặc “Mình cần phải phân bổ những nguồn lực gì để làm cho nó xảy ra?” (“Công việc tiếp theo là gì?”).

Cuộc sống không tặng bạn nhiều niềm vui hơn khó khăn, vì vậy hãy vượt qua từ thành công này sang thành công khác, tạo ra những ước mơ mới, và hài lòng đón nhận chúng.

--Dr. Samuel Johnson

Cuộc sống của bạn và công việc của bạn được tạo thành từ các kết quả và hành động. Khi hành vi của bạn được tạo thành từ thói quen tổ chức mọi thứ xuất hiện trên đường đi ở mọi cấp bậc, dựa trên tính năng động, thì sự hòa hợp sâu sắc và những điều kỳ lạ xuất hiện. Bạn trở nên rất hiệu quả. Bạn tạo ra sự việc, bạn làm cho chúng xảy ra.

Điều kỳ diệu của việc nắm bắt được thực tế

Khách hàng của tôi thường thắc mắc làm thế nào mà tôi có thể ngồi cùng với họ trong văn phòng của họ, thường là hàng tiếng đồng hồ, khi họ làm rỗng các ngăn kéo và xem xét cẩn thận tất cả những thứ vụn vặt trong đống tài liệu mà họ đã tích tụ trong đầu hoặc trong văn phòng. Ngoài cảm giác khó xử chung mà họ cảm thấy đối với khối lượng những công việc cần xử lý nhưng lại chưa được hoàn thành, họ cho rằng tôi sẽ thấy vô cùng nhàm chán. Nhưng hoàn toàn ngược lại. Thậm chí ngay cả tôi cũng phải ngạc nhiên, tôi thấy đó là một trong những công việc hấp dẫn nhất mà tôi làm với mọi người. Tôi biết được sự thoải mái, thư thái và tự do nằm ở phía bên kia của việc xử lý các công việc này. Tôi biết rằng, tất cả chúng ta đều cần thực hành và ủng hộ, và một sự tập trung lớn, rõ ràng để xử lý chúng hoàn toàn cho đến khi chúng ta xây dựng được tiêu chuẩn và hành vi cần thiết để coi chúng như là nhu cầu. Tôi biết tầm vóc của sự thay đổi mà những người này có thể trải qua trong mối quan hệ của họ với sếp, với đối tác, vợ/chồng, con cái và với chính bản thân họ trong vài giờ tới và (chúng ta hy vọng) trong những ngày và những năm tới.

Nó không hề nhàm chán. Đó là những công việc tốt nhất mà chúng tôi có thể làm.

Quản lý kết quả đầu ra ở nhiều cấp độ

Tôi đang ở trong công việc trọng tâm. Với tư cách là một nhà tư vấn và huấn luyện viên, tôi hỏi các câu hỏi đơn giản thường gợi ra những phản ứng rất thông minh và sáng tạo từ người khác (và thậm chí từ bản thân tôi), và rồi đến lượt nó lại tăng thêm giá trị cho tình hình và công việc hiện tại. Mọi người không thông minh hơn sau khi làm việc với tôi – họ chỉ định hướng và sử dụng trí thông minh của họ hiệu quả hơn.

Điều đặc biệt về trọng tâm thực hành trong cuốn sách Hoàn thành mọi việc - Không hề khó là sự kết hợp giữa tính hiệu quả và hiệu năng mà những phương pháp này có thể mang lại cho mọi cấp độ trong thực tế của bạn. Có rất nhiều nguồn cảm hứng đối với loại hình tư duy “mục đích, giá trị và tầm nhìn” cấp cao và nhiều công cụ lặt vặt để có thể có được những chi tiết nhỏ hơn, ví dụ: số điện thoại, những cuộc hẹn và danh sách mua hàng...

“Điều này có ý nghĩa gì với tôi?”, “ Tôi muốn điều này thực tế sẽ trở thành cái gì?” “ Công việc tiếp theo cần thiết để nó xảy ra là gì?”. Đây là những câu hỏi chủ chốt mà chúng ta phải trả lời, tại một điểm nào đó, về mọi thứ. Loại hình suy nghĩ này và những công cụ trợ giúp sẽ cung cấp cho bạn những cách thức có thể bạn chưa tưởng tượng ra.

Sức mạnh của việc lập kế hoạch tự nhiên

Giá trị của toàn bộ việc lập kế hoạch dự án tự nhiên này là cung cấp một cách nghĩ liên kết, linh hoạt và thống nhất xuyên suốt bất kỳ tình huống nào.

Cảm thấy thoải mái với thách thức từ mục tiêu của bất cứ việc gì bạn đang làm có lợi cho sức khỏe và sự trưởng thành của bạn. Có khả năng tạo ra “tầm nhìn” và hình ảnh thành công, trước khi phương pháp rõ ràng, là một đặc điểm mang tính hiện tượng cần nhấn mạnh. Sẵn sàng có những ý tưởng, tốt hay xấu, để diễn đạt và nắm bắt tất cả chúng mà không cần đánh giá là điều rất quan trọng để có thể hoàn toàn tiếp cận với sự thông minh sáng tạo. Mài giũa nhiều ý tưởng và loại hình thông tin thành các thành phần, chu trình và ưu tiên hướng đến kết quả là một quy tắc tinh thần cần thiết. Việc quyết định và thực hiện các hành động thật sự − thật sự chuyển dịch mọi việc trong thế giới thực − là cốt lõi của năng suất.

Người theo chủ nghĩa duy tâm tin rằng những việc trước mắt không quan trọng. Người theo chủ nghĩa hoài nghi tin rằng mục tiêu lâu dài không quan trọng. Người theo chủ nghĩa hiện thực tin rằng những gì được làm hoặc chưa được làm trước mắt quyết định những thứ lâu dài.

--Sidney J. Harris

Có thể ghép tất cả các thành phần này vào với nhau trong thời gian phù hợp và cân bằng, có lẽ là thành phần chính của khả năng chuyên môn trong thiên niên kỷ mới này. Nhưng nó cũng không phải là hành vi chuyên nghiệp. Đó vẫn là một nhiệm vụ khó khăn để áp dụng nhận thức này đối với tất cả các lĩnh vực đời sống cá nhân và công việc. Nhưng thậm chí khi chỉ có một phần của các mô hình được đưa vào, những lợi ích to lớn vẫn được đảm bảo.

Những phản hồi mà tôi nhận được trong những năm qua làm tư vấn, dạy học và hướng dẫn mô hình này vẫn còn có giá trị. Đến mức thậm chí là sự gia tăng nhỏ nhất trong việc sử dụng phương pháp lập kế hoạch tự nhiên cũng có thể mang lại sự tiến bộ đáng kể. Những nhà quản lý, những người đã sử dụng mô hình này như là một cách để dàn xếp các cuộc họp và thảo luận chủ chốt và thu được giá trị lớn từ đó, đều cảm thấy hài lòng. Điều đó khẳng định, chúng ta nên tập trung vào cách hoạt động tự nhiên của bộ não để làm cho sự việc xảy ra trong thế giới vật chất.

Mô hình đơn giản chỉ là quy tắc cơ bản của việc xác định kết quả và hành động cho mọi thứ chúng ta coi là công việc của mình. Khi những điểm tập trung chủ chốt này trở thành khái niệm tiêu chuẩn trong cuộc sống hàng ngày, đường ranh giới năng suất chuyển lên một cấp độ mới. Việc thêm vào bước tư duy − phương tiện sáng tạo nhất của việc diễn tả và nắm bắt ý tưởng, triển vọng và chi tiết về dự án − tạo ra một chuỗi hành vi tuyệt vời để có thể nghỉ ngơi, thư giãn và hoàn thành công việc.

Chuyển sang một nền văn hóa có tổ chức tích cực

Không cần có sự thay đổi lớn để nâng cao tiêu chuẩn năng suất của một nhóm. Tôi liên tục nhận được hồi âm cho thấy, với rất ít công việc phải làm, phương pháp này sẽ lập tức khiến các việc xảy ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Sự đánh giá mang tính xây dựng về các hành động, sự phân bổ tài sản, truyền thông, chính sách và thủ tục đối với các mục đích và kết quả dự kiến ngày càng trở nên quan trọng đối với mọi tổ chức mà tôi biết. Những thách thức đối với công ty chúng tôi vẫn tiếp tục tăng lên cùng với sức ép bắt nguồn từ sự toàn cầu hóa, cạnh tranh, công nghệ, thị trường thay đổi và tiêu chuẩn về hoạt động và sản xuất ngày nay gia tăng.

“Chúng ta muốn điều gì xảy ra trong cuộc họp này?”, “Mục đích của mẫu này là gì?”, “Một người lý tưởng cho công việc này phải có khả năng làm gì?”, “Mục đích của chúng ta đối với phần mềm này là gì?”. Các câu hỏi này cùng vô số câu hỏi tương tự khác vẫn còn thiếu nguồn thông tin. Có rất nhiều cuộc nói chuyện trong các cuộc họp lớn nghe có vẻ hay nhưng học cách hỏi “Tại sao chúng ta làm điều này?” và “Nó sẽ như thế nào khi hoàn thành một cách thành công?” và áp dụng những câu trả lời ở mức độ hoạt động hàng ngày − sẽ tạo ra những kết quả lớn.

Việc trao quyền tự nhiên sẽ đảm bảo cho các cá nhân chuyển từ việc phàn nàn và vị trí nạn nhân sang kết quả và hành động được xác định phương hướng. Khi trở thành tiêu chuẩn trong một nhóm, nó sẽ cải thiện đáng kể không khí làm việc và kết quả. Cũng có đủ các vấn đề khác phải quan tâm, tính chất tiêu cực và sự kháng cự thụ động cần phải liên tục nhường chỗ cho sự tập trung vào những kết quả mong muốn ở một cấp độ phù hợp.

Hình ảnh thu nhỏ của cách mà mọi người xử lý các giỏ thông tin đầu vào, email và hội thoại với những người khác sẽ được phản ánh trong bối cảnh thực tế lớn của văn hóa và tổ chức. Nếu trái bóng rơi, nếu những quyết định về việc làm cho cái gì bị kháng cự từ phía trước, nếu không phải tất cả những cái thòng lọng để mở được quản lý có trách nhiệm, điều đó sẽ được thổi phồng trong nhóm và văn hóa sẽ phải chịu đựng một trạng thái tâm lý bị bao vây, khủng hoảng và căng thẳng. Ngược lại, với các cá nhân đang thực hiện những nguyên tắc trong cuốn Hoàn thành mọi việc - Không hề khó, văn hóa sẽ chờ đợi và trải nghiệm một tiêu chuẩn mới với thành tích cao hơn. Những vấn đề và rắc rối sẽ không biến đi − chúng vẫn còn cố hữu khi bạn cố gắng thay đổi (hay duy trì) bất cứ thứ gì trên trái đất này. Tuy nhiên, những hành vi hoạt động trong cuốn sách này sẽ cung cấp trọng tâm và khuôn khổ giải quyết chúng một cách hiệu quả nhất.

Một tầm nhìn không có nhiệm vụ chỉ là một giấc mơ, một nhiệm vụ mà không có tầm nhìn là công việc vất vả cực nhọc, một tầm nhìn và một nhiệm vụ là hy vọng của thế giới.

--Lời khắc ở một nhà thờ vùng Sussex, nước Anh, năm 1730

Kết luận

Tôi hy vọng rằng cuốn sách này hữu ích. Hy vọng bạn đã bắt đầu thu hoạch thành quả của việc hoàn thành nhiều việc hơn với ít công sức và căng thẳng hơn. Và tôi thật sự hy vọng bạn đã được thưởng thức sự tự do của một trạng thái “tâm tĩnh như nước” và tạo ra những năng lượng tích cực trong quá trình áp dụng các kỹ thuật này. Những người bắt đầu thực hiện các kỹ thuật này luôn khám phá rằng, ở đây có nhiều thứ hơn là mắt chúng ta có thể nhìn thấy, và bạn có thể bắt đầu cảm nhận tầm nhìn của bản thân về điều đó.

Tôi đánh cuộc rằng, Hoàn thành mọi việc - Không hề khó sẽ khiến cho nhiều điều bạn đã biết trở nên có giá trị và đã làm như vậy tới một mức nào đó. Mặc dù có lẽ nó sẽ làm cho mọi việc dễ dàng hơn để bạn có thể áp dụng những việc bình thường đó một cách hệ thống hơn trong một thế giới có vẻ như ngày càng khiến chúng ta bị rối loạn vì cường độ và sự phức tạp của nó.

Tôi sẽ không đưa thêm vào các học thuyết và mô hình hiện đại về việc làm thế nào để thành công. Trái lại, tôi đã cố gắng chỉ ra phương pháp cốt lõi không thay đổi theo thời gian và những gì khi được áp dụng thì luôn có hiệu quả. Giống như trọng lực, khi hiểu nguyên tắc, bạn có thể hoạt động hiệu quả hơn nhiều, không quan trọng là bạn đang làm gì. Có lẽ đây là sự sắc bén hàng đầu trong việc quay trở lại những vấn đề cơ bản.

Hoàn thành mọi việc - Không hề khó là tấm bản đồ dẫn đường để đạt được trọng tâm thư thái và tích cực, những thứ tạo nên trạng thái hiệu quả nhất của bạn. Tôi mời bạn sử dụng nó, giống như một bản đồ dẫn đường và là một công cụ tham khảo bất cứ khi nào bạn cần.

Bạn sẽ phải thực hiện một số việc có lẽ chưa là thói quen của bạn: để mọi thứ ra khỏi tâm trí; quyết định các hành động và kết quả khi mọi việc mới xuất hiện trong tầm quan sát của bạn thay vì sau đó mới quyết định và đánh giá thường xuyên và cập nhật một danh sách đầy đủ những cái thòng lọng để mở trong cuộc sống và công việc của bạn. Tôi hy vọng cho đến lúc này, ít nhất là bạn đã có được một kết quả do những hành vi này tạo ra. Tuy nhiên, cũng đừng ngạc nhiên nếu phải mất một khoảng thời gian để biến mọi việc trở thành tất yếu. Hãy bình tĩnh, kiên nhẫn và thưởng thức tiến trình.

Dưới đây là một số mẹo vặt giúp công việc tiến triển:

• Hãy thiết lập hệ thống tổ chức cá nhân của bạn. Hãy sắp xếp nơi làm việc của bạn. Hãy có những giỏ thông tin đầu vào. Tạo ra một hệ thống hồ sơ cá nhân − trong công việc và cuộc sống. Hãy có một tổ chức quản lý danh sách tốt để bạn có cảm hứng làm việc. Bạn cũng nên cho phép bản thân tạo ra bất kỳ sự thay đổi nào mà bạn đã và đang suy tính nhằm nâng cao môi trường làm việc. Treo tranh ảnh, mua bút, quẳng những thứ vớ vẩn đi, sắp xếp lại chỗ làm việc. Hãy ủng hộ cho sự bắt đầu mới mẻ của mình.

• Dành một ít thời gian xử lý một khu vực trong văn phòng làm việc bạn và sau đó là một phần nhà bạn. Thu lượm mọi thứ vào hệ thống của bạn và bắt đầu toàn bộ tiến trình Hoàn thành mọi việc - Không hề khó.

• Chia sẻ những thứ có giá trị bạn vừa thu nhặt được từ việc này với một ai đó (đây là cách nhanh nhất để học).

• Xem xét tổng kết lại hệ thống Hoàn thành mọi việc - Không hề khó một lần nữa trong vòng ba đến sáu tháng. Bạn sẽ phát hiện ra những thứ bạn có thể đã bỏ lỡ lần đầu và tôi đảm bảo rằng nó sẽ giống như một cuốn sách hoàn toàn mới.

• Hãy giữ liên lạc với những người đang quảng bá và thực hiện các hành vi và tiêu chuẩn này.

Chúc cho phần còn lại trong cuộc đời của bạn thật tuyệt diệu!